Jak psát srozumitelně úřední texty

obrázek titulní strany příručky srozumitelného psaní

příručka ke stažení/tisku

Verze ke stažení/tisku neobsahuje příklady přepsaných písemností (Písemnosti před a po).

1. část — Co je srozumitelný úřední text

2. část — Psaní úředních textů obecně

Psaní je jako skládání LEGO podle vlastního návodu. Nejdřív musíte vědět, co chcete postavit, abyste věděli, jaké kostky vybrat a kde začít. Když začnete stavět a nevíte co, možná své dílo dokončíte, ale pravděpodobně ho budete několikrát předělávat, spotřebujete mnoho zbytečných kostek, něco se někde rozpadne. Stejně je to s úředním textem.

Proto, než začnete psát, položte si tyto otázky:

Komu píšu a čeho chci dosáhnout?

Co sdělím a co ne?

Ptejte se:

  • Co čtenář potřebuje vědět? Na co by se ptal, kdyby se mnou mluvil?
  • Co čtenáři sdělovat nemusím, protože to ví nebo vědět nepotřebuje?

A pak sdělte pouze informace, které jsou důležité pro čtenáře a pro vyřízení věci. Vše ostatní vypusťte. Zároveň se ujistěte, zda vám v textu nechybí informace, které jsou důležité pro vyřízení věci a pro čtenáře, i když vám jsou zřejmé a nepovažujete za důležité je sdělovat.

Jak na to:

Jak text uspořádám?

Jak psát: slova a výrazy obecně

Představte si cestu krajinou z obce Pisatelova Myšlenka do obce Čtenářovo Porozumění.

Cesta jsou řádky textu, stromy podél cesty jsou podstatná jména s přídavnými jmény či zájmena. Zahlédnete i výrazy, kterých stačí v krajině málo jako hlodavců, třeba příslovce. Pokud je používáte zřídka a trefně, jsou nenahraditelné, pokud se přemnoží, škodí. A narazíte i na odpadky. Výrazy jako „vyvstala potřeba“ a „v této souvislosti“ musíte posbírat a vyhodit.

Chcete-li dojet ke Čtenářovu Porozumění, pojedete na slovesech. S výstižnými slovesy pojedete rychle. Nahradíte-li slovesa podstatnými jmény, povlečete se pěšky.

Několik doporučení na cestu:

Jak psát: slova a výrazy v úředním textu

Jak psát: věty

Jak psát: plynulost textu

Jak psát: podtext (tón)

Nakonec se ujistěte, že jste sdělili, co jste chtěli, a že jste psali pro svého čtenáře

Příklady

3. část — Psaní určitých úředních písemností

V následujících kapitolách vysvětlíme, jak psát srozumitelněji nejběžnější úřední dokumenty, jako jsou správní rozhodnutí, výzvy, oznámení, formuláře nebo letáky.

Ve výkladu vycházíme z právní úpravy ve správním řádu, protože je nejběžnější.

Správní rozhodnutí

Adresné písemnosti

Neadresné písemnosti

Přepsané písemnosti

O příručce