AKTUÁLNĚ: Українці, увага! Тут ви можете знайти важливі посилання з інформацією про ваше перебування в Чеській Республіці.

Případ nepřechýlené dcery

Na příkladu si ukážeme, jak bychom postupovali při stavbě textu.

Paní Blacková žádala Městský úřad v Černošově, aby v novém cestovním dokladu její dcery Anny uvedl nepřechýlené příjmení Black namísto Blacková. Úřednice paní Vraná odmítla nepřechýlené příjmení zapsat. Paní Blacková si proto vyžádala vedoucí, která však ten den již na úřadu nebyla. Paní Blacková si na to úřadu stěžovala. Pan Razítko jako ředitel odboru vnitřních věcí musí paní Blackové vysvětlit, proč paní Vraná nepřechýlené příjmení nezapsala a proč vedoucí nepochybila, když nebyla v té době k zastižení.

Nejprve si přečtěte jeho původní odpověď. Zkuste číst očima paní Blackové:

  1. Městský úřad Černošov, Odbor vnitřních věcí, obdržel dne 23. 8. 2021 stížnost na pracovnici oddělení správních činností paní Ludmilu Vranou, kterou podala paní Pavla Blacková, bytem Uhlová 1, 111 22 Černošov (dále jen „stěžovatelka“).

    Stěžovatelka ve své stížnosti uvádí, že se dne 23. 8. 2021 dostavila na úřad pro nový pas své dcery a referentka občanských průkazů a cestovních pasů paní Ludmila Vraná odmítla v žádance (žádost o vydání cestovního dokladu) opravit údaje, konkrétně změnit jméno z Blacková na Black. Dále stěžovatelka ve své stížnosti uvádí, že vedoucí oddělení nebyla k zastižení.

  2. K výše uvedené stížnosti uvádíme následující:

    Vydávání cestovních dokladů upravuje zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 415/2006 Sb., kterou se stanoví technické podmínky a postup při pořizování a dalším zpracování biometrických údajů obsažených v nosiči dat cestovního dokladu, a vyhláška č. 400/2011 Sb., kterou se provádí zákon o občanských průkazech a zákon o cestovních dokladech.

    Cestovní doklad musí mít určité náležitosti, které prokazují identitu dané osoby. Mezi povinné náležitosti zveřejněné na cestovním dokladu patří jméno a příjmení vlastníka, rodné číslo, státní příslušnost, podpis vlastníka dokladu a fotografie, na které je vlastník vyobrazen.

    Žadatel tedy při podání žádosti o vydání cestovního dokladu předkládá platný doklad totožnosti (OP) nebo rodný list dítěte (v případě, že o vydání cestovního dokladu žádá občan mladší 18 let).

    V případě, že k prokazování údajů uvedených v žádosti je dle § 21 odst. 3 zák. č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, je dokladem o jménu, popřípadě jménech, nebo příjmení matriční doklad vydaný matrikou cizího státu, je žadatel povinen předložit matriční doklad vydaný zvláštní matrikou. Předložení tohoto dokladu se nevyžaduje v případě vydání cestovního dokladu pro návrat občana nově narozeného v cizině nebo v případě stanoveném zvláštním právním předpisem, anebo stanoví-li tak mezinárodní smlouva.

    Matriční knihy, do kterých se zapisuje narození státních občanů ČR (dále jen „občan“), ke kterým došlo v cizině, vede Úřad městské části Brno-střed (dále jen „zvláštní matrika“).

    O zápis narození občana do zvláštní matriky žádá osoba, které se zápis týká, nebo členové její rodiny (tj. manžel, partner, rodiče, děti, prarodiče, vnuci, pravnuci), sourozenci nebo zmocněnci těchto osob.

  3. Stěžovatelka při podání žádosti o vydání cestovního dokladu předložila rodný list dítěte (Blacková Anna, nar. 3. 3. 2011) vydaný zvláštní matrikou vedenou Úřadem městské části Brno-střed, kde je jako příjmení uveden tvar Blacková.

    Nadto uvádíme, že již v minulosti byly nezletilé dceři stěžovatelky (Blacková Anna, nar. 3. 3. 2011) vydány dva cestovní doklady, vždy s uvedením příjmení ve tvaru „Blacková“.

  4. V případě, že by stěžovatelka vyžadovala změnu tvaru příjmení své nezletilé dcery, může se obrátit na kterýkoliv matriční úřad České republiky, popřípadě krajský úřad, nebo příslušný zastupitelský úřad České republiky v zahraničí, nebo přímo na zvláštní matriku.

  5. K nezastižení vedoucí odboru vnitřních věcí stěžovatelkou dne 23. 8. 2021 uvádíme následující:

    Stěžovatelka se na Městský úřad Černošov, oddělení občanských průkazů a cestovních pasů, dostavila dne 23. 8. 2021 (pondělí) mezi 15:30 hod. a 16:00 hod., kdy je pracovní doba oddělení občanských průkazů a cestovních pasů, evidence obyvatel, registru vozidel, řidičských průkazů, registru podnikatelů a matriky stanovena pracovním řádem Městského úřadu Černošov konkrétně:

    Pondělí 7:30–17:00

    Úterý 7:30–11:00

    Středa 7:30–17:00

    Čtvrtek 7:30–11:00

    Pátek 7:30–12:00

    Základní pracovní doba pracovišť je stanovena pracovním řádem Městského úřadu Černošov konkrétně:

    Pondělí 7:30–15:00

    Úterý 7:30–14:00

    Středa 7:30–15:00

    Čtvrtek 7:30–14:00

    Pátek 7:30–13:00

    Z důvodů výše uvedených nebyla shledána stížnost jako důvodná a nebyla přijata žádná opatření k nápravě.

  6. Mgr. František Razítko

    ředitel odboru vnitřních věcí

Paní Blackové by možná vadilo, že úřad:

  • dostatečně nevysvětlil, proč paní Vraná nemohla zapsat příjmení dcery ve tvaru „Black“;
  • nevysvětlil, proč je v pořádku, že vedoucí nebyla k zastižení.

Nechme pana Razítka napsat text tak, aby byl pro paní Blackovou užitečný. Postupujme podle příručky.

Komu píšu?

Píšu paní Blackové, která si stěžuje na zamítnutí žádosti o zápis příjmení dcery do cestovního dokladu a na nepřítomnost vedoucí na pracovišti.

Co píšu a čeho chci dosáhnout?

Píšu adresnou odpověď na stížnost.

Chci dosáhnout toho, aby paní Blacková věděla, že:

  • paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení;
  • vedoucí nepochybila, když nebyla v konkrétní den a čas přítomna na pracovišti.

Všimněte si, že to, čeho chci dosáhnout, vím teprve poté, co najdu právní řešení věci. Nejprve musím vědět (nebo zjistit), proč paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení a proč nemusela být vedoucí v danou dobu na pracovišti. Teprve potom mohu začít sepisovat odpověď. Dokud nevím, co píšu a čeho chci dosáhnout, nemá smysl psát, protože hrozí, že budu muset mazat – v lepším případě. V horším případě toho napíšu čtenáři moc – prostě nechám na něm, ať si z toho vybere to podstatné (právě to se nám občas stávalo, než jsme začali psát podle příručky).

Co sdělím?

Když vím, čeho chci dosáhnout, vím také, že toho ke sdělení nemám moc. Stačí, když paní Blackové napíšu:

  1. Že paní Vraná nemohla zapsat Annino nepřechýlené příjmení – a vysvětlím proč:

    Ten, kdo žádá o vydání cestovního dokladu pro své dítě mladší 18 let, předkládá k žádosti rodný list dítěte. Pokud se dítě narodilo v cizině, musí předložit rodný list dítěte vydaný zvláštní matrikou (§ 21 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech). Úřad, který vydává cestovní doklad, musí v dokladu uvést příjmení dítěte tak, jak je zapsáno v rodném listě vydaném zvláštní matrikou.

    V žádosti o vydání Annina cestovního dokladu předložila paní Blacková rodný list vydaný zvláštní matrikou, v němž je uvedeno příjmení ve tvaru „Blacková“.

    Proto musela paní Vraná zapsat příjmení ve tvaru „Blacková“.

    Užitečné bude poradit paní Blackové, kde může nechat tvar dceřina příjmení změnit.

  2. Že vedoucí nemusela být přítomna na pracovišti, protože:

    Vedoucí i ostatní zaměstnanci mají v pondělí základní pracovní dobu pouze do 15:00. Delší pracovní dobu mají jen ti, co mají v konkrétní den službu v úředních hodinách, které jsou v pondělí do 17:00.

    Paní Blacková se dostavila na úřad mezi 15:30 a 16:00. Vedoucí ten den neměla službu, a mohla tedy odejít už v 15:00.

Nic dalšího sdělovat nemusím.

Všimněte si, že v původní odpovědi úřad nechal na paní Blackové, aby si sama domyslela, že paní Vraná nemohla podle zákona zapsat nepřechýlený tvar příjmení. Úřad sice vyjmenoval podstatná ustanovení právní úpravy (a řadu nepodstatných), ale právní pravidlo pro paní Blackovou nesestavil.

Dále v původní odpovědi úřad vůbec nezmínil, kdy mohla vedoucí v den přítomnosti paní Blackové odejít z úřadu. Pouze vyjmenoval pracovní dobu oddělení a základní pracovní dobu. K čemu?

Co sdělovat nemusím?

Jako úředník musím vědět, jak postupovat podle práva. Musím vědět, proč paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení a proč nemusela být vedoucí v danou dobu na pracovišti. Ale nemusím paní Blackové všechno z toho psát. Jí napíšu jen to, co je užitečné pro ni.

Například nemusím uvádět některá z pravidel původní odpovědi:

  • V bodu 3 úřad vyjmenoval celou řadu právních pravidel. Většinu z nich paní Blacková nepotřebuje znát. Potřebuje vědět jen pravidlo, podle kterého paní Vraná musí napsat příjmení ve tvaru, v jakém je zapsala matrika.
  • V bodu 5 úřad vyjmenoval pracovní dobu oddělení a základní pracovní dobu oddělení. Paní Blacková se může jen domnívat, že základní doba se vztahovala právě na vedoucí, a že tedy nemusela být přítomna na úřadu v době, kdy to paní Blacková žádala. Úřad to vůbec nevysvětlil.

Sdělení uspořádám tak, aby bylo pro paní Blackovou užitečné:

Jádro sdělení napíšu na začátek

Jádrem je, že úřad nepovažuje stížnost za důvodnou v žádném z obou bodů. Protože navazuje na stížnost paní Blackové, krátce ji připomene.

Vážená paní Blacková,

dne 23. 8. 2021 jsme obdrželi Vaši stížnost. Máte výhrady k tomu, 1) že referentka občanských průkazů a cestovních pasů odmítla v žádosti o vydání cestovního dokladu opravit příjmení Vaší dcery a 2) že vedoucí oddělení nebyla k zastižení.

Stížnost nepovažujeme za důvodnou v žádném z obou bodů, proto jsme nepřijali žádná opatření k nápravě. Vysvětlíme Vám proč.

Seřadím text tak, aby paní Blackové dával smysl (a rozčlením text do oddílů)

Vím, že jí chci sdělit dvě jednoduché informace:

  1. Nesouhlasíte s tím, že referentka občanských průkazů a cestovních pasů Ludmila Vraná odmítla v žádosti o vydání cestovního dokladu opravit příjmení Vaší dcery Anny z Blacková na Black. Referentka však Annino příjmení opravit nemohla, protože jí to zákon nedovoluje.
  2. Vadí Vám, že jste nezastihla vedoucí oddělení dne 23. 8. 2021 (pondělí) mezi 15:30 a 16:00, kdy jste podávala žádost o vydání Annina cestovního pasu. Vedoucí však na úřadu nemusela být přítomna, protože mohla ten den odejít již v 15:00.

Tyto hlavní body musím dále vysvětlit, aby jim paní Blacková rozuměla. Témata očísluji stejně jako v úplném úvodu dopisu, aby se v nich vyznala.

Naplním strukturu obsahem

Snažím se sdělit typy informací postupně a dávám pozor, aby si pravidla, příběh a posouzení odpovídaly

V prvním bodu musím vysvětlit, proč paní Vraná musela zapsat nepřechýlený tvar. Nejprve vysvětlím právní pravidlo, pak popíšu důležité skutečnosti příběhu a nakonec věc posoudím.

Ten, kdo žádá o vydání cestovního dokladu pro své dítě mladší 18 let, předkládá k žádosti rodný list dítěte. Pokud se dítě narodilo v cizině, musí žadatel předložit rodný list dítěte vydaný zvláštní matrikou (§ 21 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech). Úřad, který vydává cestovní doklad, musí v dokladu uvést příjmení dítěte tak, jak je zapsáno v rodném listě vydaném zvláštní matrikou.

V žádosti o vydání Annina cestovního dokladu jste předložila její rodný list vydaný zvláštní matrikou, v němž je uvedeno příjmení ve tvaru „Blacková“.

Referentka Ludmila Vraná proto musela uvést v Annině cestovním dokladu příjmení ve tvaru „Blacková“.

Podobně ve druhém bodu. I tady nejprve vysvětlím pravidlo (pracovní dobu), přidám důležité skutečnosti příběhu a věc posoudím:

Vedoucí i ostatní zaměstnanci mají v pondělí základní pracovní dobu pouze do 15:00. Delší pracovní dobu mají jen ti, co mají v konkrétní den službu v úředních hodinách, které jsou v pondělí do 17:00.

Dostavila jste se na úřad mezi 15:30 a 16:00. Vedoucí ten den neměla službu, a mohla tedy odejít už v 15:00.

Proto již vedoucí nemusela být na úřadu přítomna.

Pokyn paní Blackové napíšu přehledně a prakticky.

Pokud chci paní Blackové poradit, jak může nechat změnit tvar příjmení své dcery, píšu prakticky:

Pokud byste chtěla, aby Anna měla v cestovním dokladu příjmení ve tvaru „Black“, požádejte nejdříve o změnu Annina příjmení

  • na kterémkoliv matričním úřadu v České republice,
  • na kterémkoliv krajském úřadu,
  • na příslušném zastupitelském úřadu České republiky v zahraničí,
  • nebo přímo na zvláštní matrice vedené Úřadem městské části Brno-střed.

Pak Anně vydáme cestovní doklad s příjmením ve tvaru „Black“.

A mám hotový text

Při psaní zároveň zachovávám pravidla příručky pro psaní, například píšu se slovesy, trpný rod jen s rozmyslem, píšu „my“ za úřad, vypouštím slovní vatu, vysvětluji odborné výrazy, píšu krátké věty.

Vážená paní Blacková,

dne 23. 8. 2021 jsme obdrželi Vaši stížnost. Máte výhrady k tomu, 1) že referentka občanských průkazů a cestovních pasů odmítla v žádosti o vydání cestovního dokladu opravit příjmení Vaší dcery a 2) že vedoucí oddělení nebyla k zastižení.

Stížnost nepovažujeme za důvodnou v žádném z obou bodů, proto jsme nepřijali žádná opatření k nápravě. Vysvětlíme Vám proč.

  1. Nesouhlasíte s tím, že referentka občanských průkazů a cestovních pasů Ludmila Vraná odmítla v žádosti o vydání cestovního dokladu opravit příjmení Vaší dcery Anny z Blacková na Black. Referentka však Annino příjmení opravit nemohla, protože jí to zákon nedovoluje.

    Ten, kdo žádá o vydání cestovního dokladu pro své dítě mladší 18 let, předkládá k žádosti rodný list dítěte. Pokud se dítě narodilo v cizině, musí žadatel předložit rodný list dítěte vydaný zvláštní matrikou (§ 21 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech). Úřad, který vydává cestovní doklad, musí v dokladu uvést příjmení dítěte tak, jak je zapsáno v rodném listu vydaném zvláštní matrikou.

    V žádosti o vydání Annina cestovního dokladu jste předložila její rodný list vydaný zvláštní matrikou, v němž je uvedeno příjmení ve tvaru „Blacková“.

    Referentka Ludmila Vraná proto musela uvést v Annině cestovním dokladu příjmení ve tvaru „Blacková“.

    Pokud byste chtěla, aby Anna měla v cestovním dokladu příjmení ve tvaru „Black“, požádejte nejdříve o změnu Annina příjmení

    • na kterémkoliv matričním úřadu v České republice,
    • na kterémkoliv krajském úřadu,
    • na příslušném zastupitelském úřadu České republiky v zahraničí,
    • nebo přímo na zvláštní matrice vedené Úřadem městské části Brno-střed.

    Pak Anně vydáme cestovní doklad s příjmením ve tvaru „Black“.

  2. Vadí Vám, že jste nezastihla vedoucí oddělení dne 23. 8. 2021 (pondělí) mezi 15:30 a 16:00, kdy jste podávala žádost o vydání Annina cestovního pasu. Vedoucí však na úřadu nemusela být přítomna, protože mohla ten den odejít již v 15:00.

    Vedoucí i ostatní zaměstnanci mají v pondělí základní pracovní dobu pouze do 15:00. Delší pracovní dobu mají jen ti, kdo mají v konkrétní den službu v úředních hodinách, které jsou v pondělí do 17:00.

    Dostavila jste se na úřad mezi 15:30 a 16:00. Vedoucí ten den neměla službu, a mohla tedy odejít už v 15:00.

Proto již vedoucí nemusela být na úřadu přítomna.

Věřím, že jsme obhájili řádný postup našeho úřadu.

S pozdravem

Mgr. František Razítko

ředitel odboru vnitřních věcí