Strukturu textu si promyslete předem

Pokud si strukturu rozmyslíte předem, vyhnete se ztrátě času při přepisování.

Text bude přehledný, pokud se budete držet následujících pravidel:

Jádro sdělení napište na začátek.
Uspořádejte text tak, aby čtenáři dával smysl.
Rozčleňte text na oddíly, aby se v něm čtenář dobře orientoval. Použijte k tomu nadpisy a odstavce.
Své sdělení můžete podpořit dobrým formátováním textu a grafickými pomůckami.

Pokud chcete, můžete k tvorbě využít osvědčenou metodu:

Z šílence soudcem

Metodu profesorky Betty Sue Flowers zpopularizoval Bryan Garner, jeden z průkopníků srozumitelného psaní. Spočívá ve čtyřech krocích, ve kterých se na své sdělení budete dívat různýma očima:

Šílenec snese na papír všechno, co by se při sdělení mohlo hodit. Naházejte na papír všechny možné nápady a myšlenky a příliš nad tím nepřemýšlejte. Zkrátka udělejte sami se sebou brainstorming.
Architekt uspořádá směs použitelných šílencových myšlenek do osnovy. Ptejte se, co je důležité, co po čem následuje, a vytvořte logickou osnovu – stavbu textu.
Tesař z osnovy vytvoří hrubou verzi textu. Rozveďte osnovu do souvislého textu, ale neopravujte se. Možná vás napadne tu lepší sloveso, tam výstižnější popis, ale teď to nedělejte a nechte v textu to, co tam je. Ujistěte se, že jste napsali všechno, co jste chtěli, že vám nic nechybí.
Soudce se na tesařovo dílo nejdříve vyspí (nebo si alespoň uvaří kafe) a pak teprve se k textu vrátí, aby jej dotáhl do konce. Čtěte očima čtenáře. Odstraňte zbytečná slova, zkontrolujte logický tok informací, napište lepší sloveso, upravte popis. Text je hotov.

Při psaní úředních textů, v nichž jste zběhlí, můžete šílence vynechat. Pokud používáte své osvědčené písemnosti, ptejte se, zda jsou přehledné; pokud ano, můžete přeskočit i architekta. Tesařem být musíte, jinak text nevznikne. A buďte i soudcem: můžete tak napravit chyby, nepřesnosti či nesrozumitelné části, které by vám mohly v budoucnu přidělat práci.